Word : cours

Interdire la coupe d'un paragraphe - Word

Si un paragraphe est trop long pour tenir sur une seule page, Word poursuit sur une nouvelle page et gère automatiquement le passage d'une page à l'autre. Pour que toutes les lignes d'un paragraphe restent sur une seule page et ne soient pas séparées, vous pouvez utiliser la fonction Lignes solidaires.

1-Sélectionnez toutes les lignes du paragraphe que vous ne souhaitez pas couper en deux. Pour cela, cliquez trois fois de suite sur le paragraphe.


2-Cliquez sur le menu Format puis sur Paragraphe.


3-Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Enchaînement.


4-Cochez alors la case Lignes solidaires.



5-Cliquez enfin sur Ok. Toutes les lignes de votre paragraphe ne seront pas séparées lors d'un changement de page.

Disposez votre texte en colonnes - Word


Pour égayer un document assez long, et le rendre plus attrayant, pourquoi ne pas disposer votre texte en colonnes comme dans les journaux. Word permet en quelques clics d'effectuer cette opération qui aérera votre document.



Pour obtenir un tel résultat, dans Word, sélectionnez votre texte que vous souhaitez mettre en colonnes, puis déroulez le menu Format et cliquez sur Colonnes.

Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît à l'écran, sélectionnez le nombre de colonnes que vous souhaitez, par exemple Trois, puis cliquez sur le bouton Ok.

Mise en forme rapide - Word

Pour mettre en gras, italique ou souligné le texte sélectionné, il vous suffit simplement d'utiliser les raccourcis clavier suivants : Ctrl + G, Ctrl + I, Ctrl + U. Utilisez une nouvelle fois ces raccourcis pour revenir au style normal.

Astuces pour optimiser votre travail sous Word

Ecrire un nombre en toutes lettres - Word

Pas facile de taper un nombre en toutes lettres : qu'est ce qui s'accorde, qu'est ce qui est invariable, … ? Heureusement, Word est là pour vous aider. Il vous permet en effet facilement de transformer un nombre par son équivalent en lettres.

1-Dans Word; appuyez simultanément sur les touches Ctrl et F9.


2-Dans le champ qui apparaît, saisissez = puis le nombre que vous souhaitez transformer en lettres.



3-Ajoutez à la suite le paramètre \*CardText.



4-Pressez enfin la touche F9 pour convertir le nombre en lettres.

Rendre vos documents compatibles avec les anciennes versions de Word

Si vous avez une version récente de Word, par exemple Word 2003, et que vous envoyez un document Word à un ami qui dispose de Word 97, celui-ci peut avoir des difficultés pour ouvrir votre document Word. Pour être sûr systématiquement que vos correspondants puissent ouvrir correctement vos documents Word, appliquez cette astuce.

Ouvrez Word, puis déroulez le menu Outils et cliquez sur Options. Dans cette fenêtre des options, rendez-vous dans l'onglet Enregistrement.

Pour les utilisateurs de Word XP et 2003, cochez la case Désactiver les fonctionnalités introduites après de la zone Format par défaut, puis dans la liste déroulante sélectionnez Microsoft Word 97. Cliquez sur le bouton OK.

Pour les utilisateurs de Word 2000, cochez la case Désactiver les fonctionnalités non prises en charge par Word 97. Cliquez sur le bouton OK.

Associer une police à une touche - Word 2000/XP/2003

Pour changer la police de caractères d'un texte, vous le sélectionnez puis vous utilisez la liste des polices qui se trouve dans la barre d'outils Mise en forme. Or plutôt que de perdre du temps à sélectionner celle que vous souhaitez, vous pouvez simplement lui attribuer un raccourci clavier.
De cette façon, une simple touche vous permettra de modifier rapidement la police de caractères du texte sélectionné.

Dans Word, cliquez sur le menu Outils puis sur Personnaliser. Dans la boite de dialogue qui apparaît, ouvrez l'onglet Options puis cliquez sur le bouton Clavier.



Dans la liste Catégorie, cliquez sur l'élément Polices. Choisissez alors une police de caractères dans la liste Polices, Verdana par exemple. Dans le champ Nouvelle touche de raccourci, tapez la ou les touches que vous souhaitez utiliser pour appliquer cette police. Il peut s'agir d'une touche de fonction ou d'une combinaison de touches, à conditions qu'elle ne soit pas déjà utilisée par Word.



Cliquez enfin sur le bouton Attribuer puis deux fois sur Fermer.

Désormais, il vous suffit d'appuyez sur cette touche pour appliquer la police au texte sélectionné.

Calculer dans Word

Vous pouvez rajouter dans une barre d'outils, une commande permettant d'effectuer des calculs simples et rapides sur des nombres à l'écran. Pour cela, cliquez sur le menu Outils, sur Personnaliser puis cliquez sur l'onglet Commandes.
Sélectionnez Outils dans la liste Catégories puis faites défiler la liste jusqu'à trouver l'option Outils Calculer. Faites-là alors glisser sur une barre d'outils de Word.
Si vous sélectionnez des nombres et que vous cliquez sur l'option Outils Calculer, le résultat de la somme de ces derniers est affiché dans la barre d'outils et est placé dans le presse-papiers. Cliquez sur le menu Edition puis sur Coller pour récupérer le résultat dans votre document. Par défaut, les nombres sont additionnés. Pour les autres opérations, il suffit d'indiquer l'opérateur entre les nombres.

Calculer dans Word-2

Pour effectuer un calcul rapide dans Word et utiliser ainsi le résultat dans votre document, appuyez simultanément sur les tocuhes Ctrl et F9. Deux accolades apparaissent alors. Dans celles-ci, saisissez = puis votre calcul, par exemple {=32,5*17}. Appuyez ensuite sur la touche F9 pour afficher le résultat à la place du calcul.

Détecter et réparer

Si vous avez quelques ennuis avec les logiciels de la suite bureautique de Microsoft Office 2000, il existe une option vous permettant de détecter et de réparer les erreurs. Dans Word, Excel, Access, Power Point ou même Outlook, cliquez sur le ? dans la barre de menu puis sur la double flèche orientée vers le bas pour développer l'arborescence.
L'option Détecter et réparer apparaît alors. Il vous suffit alors de cliquer dessus pour lancer la vérification de vos logiciels.

Astuces pour optimiser vos impressions sous Word

Imprimer un brouillon - Word

Si vous avez des documents avec de nombreuses images et une mise en page complexe, Word vous permet d'en imprimer une version brouillon. La relecture en sera ainsi simplifiée. La mise en forme sera minimale.

1-Dans Word, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.


2-Ouvrez l'onglet Impression.


3-Cochez la case Brouillon de la rubrique Options d'impression.



4-Cliquez sur Ok.


5-Lancez alors l'impression de votre document. Il est imprimé en mode brouillon.
Lorsque vous souhaiterez retrouver une impression normale, il vous suffira de décocher la case Brouillon.

Imprimer un document dans l'ordre - Word XP/2003

Lorsque vous imprimez un document, l'imprimante commence par la première page, puis la seconde, etc. Or à la fin, la page 1 est en bas de la pile et la dernière est en haut. Il vous faut donc tout remettre dans l'ordre. La solution : imprimer directement votre document en ordre inverse.

Dans Word, cliquez sur le bouton Outils puis sur Options. Dans la fenêtre des options, ouvrez l'onglet Impression. Cochez alors la case Ordre inverse de la rubrique Options d'impression. Validez enfin par Ok.



Désormais, lorsque vous imprimerez un document, l'impression commencera par la dernière page.

Supprimez un paragraphe à l'impression - Word

Pour une raison ou pour un autre, par exemple dans un souci de confidentialité, vous ne souhaitez pas imprimer l'intégralité d'un document Word.
Plutôt que de supprimer temporairement ces données confidentielles, il vous est possible de définir dans Word les phrases ou paragraphes que vous ne souhaitez pas imprimer.

Pour cela, dans votre document Word, sélectionnez la phrase ou le paragraphe que vous ne souhaitez pas voir apparaître lors de l'impression, puis déroulez le menu Format et cliquez sur Police.



Dans la fenêtre Police qui apparaît à l'écran, dans l'onglet Police, style et attributs, cochez la case Masqué et cliquez sur le bouton Ok.



Vous pouvez alors imprimer votre document Word, vos phrases ou paragraphes masqués n'apparaîtront pas à l'impression.

Pour retrouver dans votre document Word les phrases ou paragraphes masqués, déroulez le menu Edition et cliquez sur Sélectionner tout. Déroulez ensuite le menu Format et cliquez sur Police. Décochez alors la case Masqué que vous avez précédemment coché.

Connaître les marges minimales de son imprimante

Si vous ne connaissez pas les marges minimales de votre imprimante, celles-ci sont indiquées dans la documentation de votre imprimante. Si vous l´avez égarée, ouvrez Word, cliquez sur le menu Fichier puis sur Mise en page. Saisissez 0 comme valeur des quatre marges et cliquez sur OK. Dans le message d´avertissement qui apparaît, choisissez Corriger automatiquement. Les marges minimales s´affichent alors.